Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais

1. Responsáveis conjuntos pelo tratamento dos dados

Os dados pessoais recolhidos através do questionário pré-consulta e demais meios utilizados no âmbito do projeto Elo Integrativo são tratados sob responsabilidade conjunta das seguintes entidades:

• Dra. Soraia de Beça Teixeira, Lda., NIPC 519430336, com sede na Rua de Campas, n.º 177, Castelões, 4560-056 Penafiel, contacto soraiabecateixeira@gmail.com, representada no âmbito clínico do projeto por Dra. Soraia de Beça Teixeira, médica, cédula profissional n.º 67151;
• Alexandre Donato & Donato, NIPC 518573796, com sede na Rua de Dom António Ferreira Gomes, n.º 289, RC 04, contacto medicos.cuidar@gmail.com, representada no âmbito clínico do projeto por Dr. Alexandre Donato, médico, cédula profissional n.º 73532;
• Pedro Benjamin & Sousa Saúde, Lda., NIPC 514664223, com sede na Rua Escola Secundária, n.º 490, 4445-263 Alfena, contacto pedrobsousa@gmail.com, representada no âmbito clínico do projeto por Dr. Pedro Sousa, médico, cédula profissional n.º 51167.

O Elo Integrativo corresponde a uma designação/projeto clínico colaborativo entre estas entidades e os respetivos profissionais de saúde.

As entidades acima identificadas determinam conjuntamente as finalidades e os meios essenciais do tratamento dos dados pessoais recolhidos no âmbito do projeto, nomeadamente para pré-triagem clínica, preparação da consulta, geração de relatório pré-consulta, prestação de cuidados de saúde, seguimento clínico, articulação entre profissionais envolvidos e gestão administrativa necessária.

Para efeitos de contacto, esclarecimento ou exercício de direitos em matéria de proteção de dados, foi designado o seguinte ponto de contacto:
E-mail: privacidade@elointegrativo.pt

2. Que dados pessoais podemos recolher

No âmbito da marcação, preparação e prestação de cuidados de saúde, podem ser recolhidos e tratados os seguintes dados pessoais:

a) Dados de identificação e contacto
Nome, idade, data de nascimento, sexo, número de utente, NIF, morada, telefone, e-mail e outros dados necessários à identificação, contacto, marcação, faturação ou gestão administrativa.

b) Dados profissionais, familiares e de contexto
Profissão, horário de trabalho, estado civil, existência de filhos, contexto familiar, rotinas, hábitos de vida e outros dados relevantes para a avaliação clínica.

c) Dados de saúde e história clínica
Sintomas atuais, queixa principal, antecedentes pessoais e familiares, diagnósticos prévios, cirurgias, internamentos, alergias, medicação, suplementos, vacinação, exames complementares, análises, alimentação, sono, exercício, dor, digestão, metabolismo, imunidade, saúde hormonal e outros dados clínicos fornecidos pelo utente.

d) Dados relativos à saúde mental e bem-estar emocional
Informação sobre ansiedade, humor, stress, burnout, sono, acompanhamento psicológico ou psiquiátrico, medicação psiquiátrica e eventuais sinais de alerta clínico.

e) Dados relativos à saúde sexual, reprodutiva e hormonal
Informação relativa a sexualidade, dor nas relações, libido, fertilidade, contraceção, gravidez, ciclo menstrual, menopausa, saúde hormonal, pavimento pélvico e outros elementos relevantes para a avaliação clínica.

f) Dados técnicos de utilização digital
Quando aplicável, podem ser recolhidos dados técnicos relacionados com a utilização do website, formulário ou plataformas digitais, tais como endereço IP, data e hora de submissão, dispositivo, navegador, consentimentos prestados e versão do formulário ou da política aceite.

3. Finalidades do tratamento dos dados

Os dados pessoais são tratados para as seguintes finalidades:

1. Marcação, confirmação e gestão de consultas;
2. Pré-triagem clínica;
3. Preparação da consulta;
4. Elaboração de relatório pré-consulta com base nas respostas ao questionário;
5. Prestação de cuidados de saúde, avaliação médica e seguimento clínico;
6. Comunicação com o utente sobre consulta, relatório, exames, prescrições, orientações ou seguimento;
7. Articulação entre profissionais de saúde envolvidos no percurso do utente;
8. Gestão de alertas clínicos identificados nas respostas ao questionário;
9. Gestão administrativa, faturação, contabilidade e cumprimento de obrigações legais;
10. Melhoria interna da qualidade do serviço, quando aplicável;
11. Envio de comunicações informativas ou educativas, apenas quando o utente tenha dado consentimento específico para esse fim.

Os dados recolhidos não serão utilizados para finalidades incompatíveis com aquelas para as quais foram recolhidos.

4. Fundamento jurídico para o tratamento dos dados

O tratamento dos dados pessoais pode basear-se em diferentes fundamentos jurídicos, conforme a finalidade concreta.

a) Prestação de cuidados de saúde
O tratamento de dados de saúde é necessário para efeitos de medicina preventiva, avaliação clínica, prestação de cuidados de saúde, seguimento clínico e gestão de serviços de saúde, por profissionais sujeitos a dever de sigilo profissional.

b) Cumprimento de obrigações legais
Alguns dados são tratados para cumprimento de obrigações legais, nomeadamente fiscais, contabilísticas, clínicas, regulamentares ou outras obrigações aplicáveis aos prestadores de cuidados de saúde.

c) Execução de contrato ou diligências pré-contratuais
Alguns dados são necessários para marcação, gestão e prestação dos serviços solicitados pelo utente.

d) Consentimento
O consentimento pode ser solicitado para determinadas finalidades específicas, nomeadamente envio de relatório por e-mail, comunicações informativas ou educativas, utilização de dados anonimizados para melhoria interna ou outras finalidades não estritamente necessárias à prestação de cuidados.

O utente pode retirar o consentimento a qualquer momento, sem que isso comprometa a licitude do tratamento realizado até essa data, nem a prestação de cuidados de saúde quando o tratamento se baseie noutro fundamento jurídico aplicável.

5. Questionário pré-consulta e relatório automático

O Elo Integrativo pode disponibilizar um questionário pré-consulta destinado a recolher informação clínica, sintomas, objetivos, antecedentes, hábitos de vida e outros elementos relevantes para preparar a consulta.

Com base nas respostas fornecidas, poderá ser gerado automaticamente um relatório pré-consulta destinado ao utente e/ou à equipa clínica.

Este relatório:

1. Tem finalidade orientadora e de apoio à consulta;
2. Não constitui diagnóstico médico;
3. Não substitui consulta médica, avaliação clínica individual ou seguimento por profissional de saúde;
4. Não determina automaticamente qualquer tratamento, prescrição, prioridade clínica definitiva ou encaminhamento obrigatório;
5. Será sempre sujeito a validação e interpretação por profissional de saúde em contexto clínico.

As pontuações, classificações por eixo, sugestões de encaminhamento ou alertas gerados pelo questionário servem apenas para organizar a informação e apoiar a decisão clínica, não constituindo decisão exclusivamente automatizada com efeitos clínicos definitivos.

6. Situações urgentes ou emergentes

O questionário pré-consulta, website, e-mail, WhatsApp ou outros canais digitais do Elo Integrativo não se destinam à avaliação ou resposta a situações urgentes ou emergentes.

Se apresentar sintomas graves ou de agravamento rápido, dor no peito, falta de ar, sinais neurológicos, hemorragia importante, febre persistente, ideação suicida ativa ou qualquer situação que considere urgente, deve contactar o 112, o SNS 24 ou recorrer a um serviço de urgência.

Caso as respostas ao questionário sugiram algum sinal de alerta clínico relevante, a equipa poderá contactar o utente antes da consulta para esclarecimento, orientação ou eventual encaminhamento adequado.

7. Quem pode aceder aos dados

Os dados pessoais poderão ser acedidos apenas por pessoas ou entidades que necessitem dessa informação para as finalidades descritas nesta Política, nomeadamente:

1. Médicos e profissionais de saúde da equipa Elo Integrativo diretamente envolvidos na avaliação, consulta, discussão clínica ou seguimento do utente;
2. Equipa administrativa, apenas quando necessário para marcações, confirmação de consultas, faturação, gestão do processo ou comunicação com o utente;
3. Prestadores de serviços tecnológicos, informáticos, alojamento, plataformas de formulário, e-mail, agenda, faturação ou suporte técnico, na qualidade de subcontratantes;
4. Contabilistas, auditores, consultores jurídicos ou entidades semelhantes, quando necessário para cumprimento de obrigações legais;
5. Autoridades públicas, administrativas, judiciais, regulatórias ou de saúde, quando tal seja legalmente exigido.

Todos os profissionais de saúde estão sujeitos a dever de sigilo profissional. Os demais colaboradores, prestadores ou subcontratantes deverão estar sujeitos a obrigações de confidencialidade e proteção de dados.

O acesso aos dados será limitado ao necessário para cada finalidade, respeitando o princípio da necessidade clínica ou administrativa.

8. Subcontratantes e plataformas tecnológicas

Para recolha, armazenamento, organização, comunicação ou tratamento dos dados, o Elo Integrativo poderá utilizar plataformas digitais e prestadores tecnológicos, tais como:

• plataformas de formulário online;
• plataformas de envio de e-mail;
• sistemas de agenda e marcação;
• sistemas de faturação;
• alojamento web;
• ferramentas de automação;
• sistemas de armazenamento seguro;
• ferramentas de geração de relatórios.

Sempre que aplicável, estes prestadores atuarão como subcontratantes e deverão tratar os dados apenas de acordo com instruções documentadas, adotando medidas técnicas e organizativas adequadas à proteção dos dados.

Antes da entrada em funcionamento ou sempre que exista alteração relevante, os responsáveis conjuntos deverão confirmar as condições de tratamento de dados de cada fornecedor utilizado, incluindo localização dos dados, medidas de segurança, eventuais transferências internacionais e existência de contrato de subcontratação ou termos equivalentes nos termos do RGPD.

9. Transferências internacionais de dados

Sempre que possível, os dados serão tratados e armazenados dentro do Espaço Económico Europeu.

Caso algum fornecedor tecnológico trate ou armazene dados fora do Espaço Económico Europeu, os responsáveis conjuntos procurarão assegurar que existem garantias adequadas de proteção de dados, nomeadamente decisões de adequação, cláusulas contratuais-tipo ou outros mecanismos legalmente previstos.

Esta informação deverá ser revista em função das plataformas concretamente utilizadas pelo Elo Integrativo.

10. Conservação dos dados

Os dados pessoais serão conservados apenas durante o período necessário para cumprir as finalidades para que foram recolhidos, bem como obrigações legais, clínicas, fiscais, contabilísticas, administrativas ou de defesa de direitos.

De forma geral:

1. Dados clínicos e relatórios pré-consulta poderão ser conservados pelo período legalmente aplicável à documentação clínica;
2. Dados administrativos e de faturação serão conservados pelo período exigido pela legislação fiscal e contabilística;
3. Dados relacionados com consentimentos serão conservados enquanto necessário para demonstrar a sua prestação;
4. Dados utilizados para comunicações informativas serão conservados até retirada do consentimento ou pedido de eliminação, quando aplicável;
5. Dados anonimizados, quando verdadeiramente impossíveis de associar a uma pessoa identificada ou identificável, poderão ser conservados para fins estatísticos, melhoria interna ou qualidade clínica.

Findos os prazos aplicáveis, os dados serão eliminados, anonimizados ou arquivados de forma segura, conforme adequado.

11. Segurança dos dados

Os responsáveis conjuntos comprometem-se a adotar medidas técnicas e organizativas adequadas à proteção dos dados pessoais, incluindo, sempre que aplicável:

1. Acesso restrito aos dados por necessidade clínica ou administrativa;
2. Utilização de credenciais individuais e palavras-passe;
3. Dever de confidencialidade dos profissionais e colaboradores;
4. Armazenamento em plataformas com medidas de segurança adequadas;
5. Cópias de segurança, quando aplicável;
6. Revisão dos acessos e limitação de permissões;
7. Registo de consentimentos e submissões;
8. Proteção acrescida de relatórios ou documentos enviados por via digital, quando tecnicamente possível;
9. Procedimentos internos em caso de violação de dados pessoais.

Apesar das medidas adotadas, nenhum sistema digital é totalmente isento de risco. O utente deve assegurar que utiliza um endereço de e-mail pessoal, atualizado e seguro, e que protege os seus próprios dispositivos e palavras-passe.

12. Envio de comunicações e relatórios por e-mail, telefone ou outros meios digitais

O Elo Integrativo poderá contactar o utente através dos contactos fornecidos, nomeadamente telefone, SMS, WhatsApp ou e-mail, para finalidades relacionadas com:

1. Marcação e confirmação de consultas;
2. Envio de informação relacionada com a consulta;
3. Envio de relatório pré-consulta;
4. Pedido ou receção de exames;
5. Orientações clínicas ou administrativas;
6. Seguimento clínico;
7. Faturação ou gestão administrativa.

O envio de relatório por e-mail ou outros meios digitais será feito para o contacto indicado pelo utente. O utente é responsável por garantir que o contacto fornecido é correto, pessoal, atualizado e seguro.

Sempre que tecnicamente possível, deverá privilegiar-se o envio por link seguro, ficheiro protegido ou plataforma com autenticação.

Comunicações informativas, educativas ou promocionais apenas serão enviadas quando o utente tenha dado consentimento específico para esse efeito, podendo retirar esse consentimento a qualquer momento.

13. Dados anonimizados para melhoria do serviço

Quando o utente o autorize, ou quando exista fundamento legal aplicável, o Elo Integrativo poderá utilizar dados anonimizados para fins de melhoria interna, análise estatística, avaliação de qualidade clínica, otimização de processos e desenvolvimento de ferramentas de apoio à triagem.

Dados anonimizados são dados que deixam de permitir identificar, direta ou indiretamente, uma pessoa concreta.

Caso os dados sejam apenas pseudonimizados, continuarão a ser tratados como dados pessoais e sujeitos às regras do RGPD.

14. Direitos dos titulares dos dados

Nos termos da legislação aplicável, o titular dos dados pode exercer, dentro dos limites legais, os seguintes direitos:

1. Direito de acesso aos seus dados pessoais;
2. Direito de retificação de dados inexatos ou incompletos;
3. Direito ao apagamento dos dados, quando aplicável;
4. Direito à limitação do tratamento;
5. Direito de oposição ao tratamento, quando aplicável;
6. Direito à portabilidade dos dados, quando aplicável;
7. Direito de retirar consentimento, quando o tratamento se baseie no consentimento;
8. Direito de não ficar sujeito a decisões exclusivamente automatizadas que produzam efeitos jurídicos ou o afetem significativamente, nos termos legalmente aplicáveis;
9. Direito de apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados — CNPD.

Para exercer estes direitos, poderá contactar o Elo Integrativo através do e-mail: privacidade@elointegrativo.pt

O exercício dos direitos poderá estar sujeito a verificação de identidade e a limitações legais, nomeadamente quando estejam em causa obrigações de conservação de documentação clínica, fiscal, contabilística ou defesa de direitos.

15. Reclamação junto da autoridade de controlo

Caso considere que o tratamento dos seus dados pessoais viola a legislação aplicável, pode apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados — CNPD.
Website: www.cnpd.pt

16. Exatidão dos dados fornecidos

O utente compromete-se a fornecer informação verdadeira, completa e atualizada, tanto quanto seja do seu conhecimento.

Deve informar a equipa clínica sempre que existam alterações relevantes, nomeadamente medicação, suplementos, alergias, gravidez, diagnósticos, sintomas novos, agravamento clínico ou alterações nos contactos fornecidos.

17. Menores de idade

No caso de menores de idade, o preenchimento de questionários, marcação de consulta ou prestação de informação clínica deverá ser realizado ou autorizado pelo titular das responsabilidades parentais ou representante legal, salvo situações legalmente previstas.

Os dados de menores serão tratados com especial cuidado e apenas para finalidades relacionadas com a prestação de cuidados de saúde, gestão administrativa e cumprimento de obrigações legais aplicáveis.

18. Alterações a esta Política de Privacidade

A presente Política de Privacidade poderá ser atualizada sempre que necessário, nomeadamente por alterações legais, regulamentares, organizativas, tecnológicas ou de funcionamento dos serviços.

A versão atualizada será disponibilizada no website, formulário ou outro meio adequado, com indicação da data da última atualização.

19. Contactos

Para questões relacionadas com esta Política de Privacidade ou com o tratamento dos seus dados pessoais, pode contactar:

Elo Integrativo
Projeto clínico colaborativo entre entidades e profissionais médicos

Ponto de contacto para proteção de dados:
privacidade@elointegrativo.pt

Contacto geral:
geral@elointegrativo.pt